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OpenText · Gestión documental · Integración empresarial

Gestión documental OpenText para convertir archivos en expedientes gobernados.

OpenText aporta valor cuando el documento deja de ser un fichero suelto y pasa a formar parte de un expediente con contexto, permisos, trazabilidad, ciclo de vida y relación con el proceso de negocio.

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Gestión documental con OpenText: expedientes, metadatos, permisos, retención, auditoría, evidencias, archivo final e integración con procesos de negocio.

Gobierno documental

  • Definición de tipos documentales, expedientes, metadatos, responsables, reglas de acceso y criterios de archivo.
  • Control de versiones, auditoría, retención, evidencias y trazabilidad para procesos críticos.
  • Modelo de consulta y búsqueda pensado para usuarios, áreas de negocio y auditorías.

Integración con el proceso

  • Documentación relacionada con proveedores, compras, facturas, activos, contratos, clientes y casos.
  • Conexión con SAP xECM, Salesforce y Viafirma para que la firma y el archivo final mantengan contexto.
  • Automatización de revisión, aprobación, publicación, firma, archivo y consulta posterior.

Control sostenible

  • Estructuras documentales que se pueden mantener y explicar, no solo configurar.
  • Reducción de duplicidades, accesos excesivos y pérdida de evidencias entre sistemas.
  • Documentación técnica y funcional para administración, soporte y mejora continua.

Preguntas habituales

¿Qué diferencia hay entre guardar documentos y gestionar documentación?

Guardar documentos es almacenar ficheros. Gestionar documentación implica contexto, permisos, metadatos, versiones, evidencias, ciclo de vida y relación con el proceso.

¿OpenText puede ser el repositorio documental de la firma electrónica?

Sí. Viafirma puede gestionar el circuito de firma y OpenText puede conservar documento firmado, justificantes, metadatos, permisos y expediente final.

¿Ayudáis a definir metadatos y expedientes?

Sí. El modelo de información es parte central del trabajo: tipos documentales, categorías, atributos, permisos, responsables y reglas de consulta.