Definiendo mapas de procesos

De cara a la organización interna de una empresa y a conocer y diferenciar los procesos de negocio con respectoa los procesos documentales utilizaremos los mapas de procesos.

¿Sabes qué son, para qué sirven y cómo se hacen? ¿No sabes por dónde empezar?

Te lo contamos

Qué es un mapa de procesos

Siguiendo la definición de James Harrington, autor del libro Business Process Improvement, un proceso es “cualquier actividad que recibe una entrada (input), le agrega valor y genera una salida (output) para un cliente interno o externo, haciendo uso de los recursos de la organización para generar resultados concretos”.

Puedes recordar aquí los distintos tipos de procesos que existen en el ámbito corporativo.

Pero estos procesos dentro de tu empresa no son independientes. En última instancia todos persiguen el mismo fin, que es el progreso y la prosperidad de tu compañía, aunque cada uno funcione en un ámbito de acción específico. Unos procesos se vinculan con otros para, en conjunto, alcanzar ese objetivo común.

Un mapa de procesos es la representación gráfica de la manera en que se interrelacionan todos los procesos que se desarrollan dentro de la empresa. Funciona como un diagrama de valor en el que se pone de manifiesto la importancia de cada uno de ellos dentro de la maquinaria global de funcionamiento de tu compañía.

Para qué sirve un mapa de procesos

• Alinear los objetivos. Viéndolos representados gráficamente se obtiene una perspectiva global que ayuda a que los diferentes departamentos de la empresa establezcan metas comunes, reduciendo las discrepancias entre ellos.
• Definir una estructura coherente de la organización. Al tener una visión conjunta y organizada de todos los procesos, podrás establecer cómodamente las jerarquías necesarias tanto entre ellos como entre el personal encargado de desarrollarlos.
• Establecer roles y responsabilidades. Una panorámica de todos los procesos que lleva tu organización te ayudará a tener claro en todo momento quién ha de encargarse de qué, de manera que se agiliza cualquier gestión.
• Mejorar el flujo de la información. Con un mapa de procesos todo el mundo sabrá rápidamente quién hace qué, de manera que los datos se distribuyen con más rapidez tanto de manera horizontal como vertical.
• Analizar los procesos. Entenderás mejor cómo y por qué se hace lo que se hace en tu empresa, de manera que podrás llegar a aumentar la calidad y reducir el tiempo necesario.
• Identificar oportunidades de mejora. La imagen conjunta de toda la actividad societaria te ayudará a encontrar, si los hubiera, los puntos débiles de tu estructura y a aplicar las medidas necesarias para corregir los problemas. También te servirá para encontrar maneras alternativas de desarrollar el trabajo, lo que te vendrá bien para mejorar la eficacia y la eficiencia de tu empresa.

En definitiva, un mapa de procesos es un documento único para todas las personas involucradas en la empresa que permite conocer, sin lugar a duda, cómo funciona el Negocio.

Es una fuente fiable que consultar, con indicaciones que seguir: una referencia de funcionamiento para los empleados actuales y para los que lleguen en el futuro. Por eso es tan beneficioso para cualquier compañía hacer uno.

Pero ¿cómo se crea este mapa de procesos? Míralo al detalle a continuación.

Paso a paso para hacer un mapa de procesos

Quizá pienses que crear un mapa de procesos es una labor compleja. Todo lo contrario: la tarea es muy sencilla… si se hace siguiendo un cierto orden. Aquí tienes una propuesta efectiva:

1. Establecer el punto de partida. Tienes que definir varios aspectos en función de las características de tu empresa y el mercado en el que se mueva: qué actores están involucrados, qué objetivos quieres conseguir, a qué grupos de interés te diriges, etcétera. De esta manera habrá una base para saber por dónde empezar.
2. Seleccionar los procesos clave. Son los que responden a la pregunta “¿a qué se dedica tu empresa?”, los que proporcionan un valor al cliente, y en torno al cual se articulará todo lo demás. 
3. Identificar los procesos de apoyo. Son los que, en sí mismos, no aportan valor al cliente, pero son imprescindibles para que los procesos clave detectados antes puedan completarse con éxito. Por ejemplo: obtención de materias primas, logística, recursos humanos, etcétera.
4. Definir los procesos estratégicos. En esta categoría se incluyen los que no tienen la consideración de procesos productivos, pero aun así tu empresa los necesita para poder funcionar. Aquí se incluyen áreas como la gestión corporativa, el marketing, la contabilidad, la I+D…
5. Detallar las tareas que incluye cada proceso. Esto incluye tanto la importancia jerárquica como el orden en que se han de desarrollar.
6. Colocar los procesos en el mapa y establecer relaciones entre ellos. Este paso es la creación del mapa de procesos propiamente dicho, mientras que los anteriores eran etapas previas para saber qué poner en él y en qué lugar debe ir cada uno. Conviene que uses una simbología clara (cajas, flechas, líneas de puntos, etcétera) para que sea fácil de entender de un golpe de vista.

De cara a implementar una gestión documental o iniciar tareas de transformación digital, disponer de un correcto mapa de procesos nos permitirá a su vez diferenciar visualmente entre procesos de negocio y procesos documentales.

De este modo la implementación de nuestra gestión documental será mucho más ágil ya que tendremos identificados los pasos de nuestros procesos de negocio que están relacionados con tratamientos específicos de nuestra documentación

Si quiere saber más o necesita ayuda con la creación de su mapa de procesos contacte con nosotros. estaremos encantados de ayudarle.