Cómo implementar una gestión documental y no morir en el intento
Tambien debes tener en cuenta que estas fases pueden llevarse adelante de forma paralela, no necesariamiente tienen que secuenciarse.
Planificación
Revisa y valora la información en el contexto legal, técnico y funcional
Es la primera fase y comprende todas aquellas actividades orientadas a la generación y valoración de documentos de la empresa en cumplimiento con el contexto legal, técnico, funcional y administrativo. En ella se incluye el análisis de procesos, el diseño de normas y objetivos de gestión basados en la producción, el almacenamiento y la categorización, el análisis diplomático y el registro en el sistema de gestión documental.
Por un lado, los requisitos técnicos hacen referencia a condiciones previas, como los manuales de procesos y procedimientos, tablas de valoración documental o normativa general, entre otras cosas. Por otro lado, los requisitos administrativos se refieren a la necesidad de incorporar el programa de gestión documental con todas las funciones administrativas de la compañía.
Esta etapa facilita la implementación del Programa de Gestión Documental y permite identificar los problemas y las oportunidades, así como los objetivos y los requerimientos de la información.
ProducciónEvaluación de documentos para ahorrar recursos
En esta etapa de la gestión documental se evalúan los ficheros y la información, además de su creación, categorización e ingreso, creación, estructura, soportes y medios de tratamiento de la información. Para ello, se tiene en cuenta la relevancia y la funcionalidad de los documentos en los procesos en los que intervienen. El fin último de esta etapa es gestionar e intervenir con eficacia en el ahorro de recursos.
Las actas, las circulares, los memorandos, los documentos contables, las historias clínicas y académicas son algunos ejemplos de aplicación de esta etapa.
TramitaciónEl curso del documento desde su producción hasta el cumplimiento de su función administrativa
Es la actuación necesaria para registrar, vincular un documento a un trámite, distribuir, describir, recuperar y acceder a la consulta de dicho documento. El análisis integral de la información permite a la empresa conocer su influencia en todos los procesos, así como sus funciones a nivel interno y externo. Para ello, se revisan los trámites en los que se ha utilizado el fichero, su facilidad de acceso y su relevancia.
Sin embargo, es importante tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite de las comunicaciones, de acuerdo con la normativa correspondiente en cada país. La etapa de tramitación permite mejorar los procesos de recepción de solicitud o trámite. Un ejemplo de su aplicación es la Ventanilla Única, donde se pretenden agilizar y simplificar los flujos de información.
OrganizaciónAcciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción
La revisión detallada de los documentos —para proceder a su valorización, categorización, almacenamiento y tipos de archivos designados— está incluida en la actividad administrativa de la empresa. El principal objetivo en esta fase es organizar y almacenar correctamente los documentos.
Esta etapa se divide en tres fases diferentes: la clasificación (proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental), la ordenación (ubicación física de los documentos) y la descripción (análisis de los documentos para la gestión).
Se aplica en expedientes de investigación disciplinaria, como pueden ser las denuncias o la resolución de apertura de una investigación.
TransferenciaTiene en cuenta el formato, la migración y la estructura
Se remiten los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental que se hayan adoptado. En esta fase se definen las políticas de transferencia de documentos, en base al formato, la migración y la estructura, así como la conservación y la conversión. Los principales objetivos son: traspasar las funciones de gestión, conservación, acceso y consulta a un servicio especializado; y optimizar el aprovechamiento del espacio.
Por tanto, esta etapa garantiza a los usuarios el acceso a la información, evita la producción irracional de documentos y concentra la información útil, entre otras ventajas. Sirva de ejemplo su aplicación en las Tablas de Retención Documental avaladas por el Comité de Archivos de cada entidad.
DisposiciónRegistro sistémico que establece valores documentales
La disposición documental es un registro general que, además de establecer los valores de los documentos, también establece la vigencia, los plazos de conservación, el destino final y la clasificación de reserva o confidencialidad de los mismos. En esta etapa se valoran y seleccionan los documentos para garantizar su conservación o posterior eliminación. Se seleccionan los documentos en cualquiera de las fases del ciclo vital con vistas a su conservación o eliminación.
En esta etapa intervienen las siguientes actividades: eliminación de documentos, conservación total, selección, microfilmación y digitalización.
MantenimientoProcesos para preservar la información
Se toman medidas destinadas a asegurar que la documentación esté protegida correctamente. La preservación de la información empresarial a largo plazo requiere de procedimientos, requisitos y estrategias que permitan ejecutar la información durante el proceso de gestión documental. El principal objetivo de esta etapa es preservar los ficheros a largo plazo en base a la estabilidad física, tecnológica y de protección documental en todas sus dimensiones.
Es aplicable en documentos electrónicos de archivo y documentos digitales, entre otros. Y algunas de las estrategias clave de conservación son: la asignación de responsabilidades, la adquisición de la infraestructura técnica apropiada, y la creación de las condiciones para el manejo y el almacenamiento de soportes físicos.
ValoraciónValores de la información de la entidad
Una vez identificadas las series documentales, se evalúa la documentación, se selecciona y se procede a la disposición final. Llegados al final de las etapas y fases de la gestión documental, el objetivo es determinar cuáles son los ficheros más importantes de la entidad, así como su conservación o disposición.
La terminología archivística define esta fase como... "el tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial de los documentos...”.
La valoración facilita el manejo de los documentos, garantiza la selección de los mismos y determina cuáles son aquellos que han perdido interés o utilidad.